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由于历史原因，大量的档案还以原始纸质文件进行存放管理，存在人为破坏的可能性和纸张档案的磨损，原始档案的安全性也无法保证，因此在保存、查询、调阅等方面有着诸多管理问题：
● 收集归档难：大量的资料和数据散落在众多设计人员的计算机中，管理人员无法及时得到最新的数据信息，不能保证数据的来源，没有一套行之有效的动态图纸的收集与管理的解决方案。传统的图文档收集更多地依靠人的自觉性和一些规章制度来维持，没有形成系统性和习惯性，所以，令图文档的收集难于进行，造成设计成果和档案资源的严重流失。原因包括技术和管理的因素，比如：设计人员对CAD电子文件归档管理的意识不强；电子图档的文件名、图签格式、字体线形内容等不规范不便于归档处理；项目时间急迫，设计人员忘记提交电子图纸，或者个别设计人员不愿意提交自己的图档；设计人员发生调动时，带走了电子图纸或者别人难以查找他的图档内容等等。
● 归档效率低、信息无法提取：图纸属性数据都隐含在图纸、技术文件中，这些图纸、技术文件都是CAD系统的输出。要将这些属性数据建立产品属性数据库，以往的做法是按CAD系统输出的图纸、技术文件由人工从图纸及技术文件中把图纸属性数据找出来，再输入到图纸属性数据库中，既麻烦又易出差错。把CAD文件当作普通的文件来管理，依靠人工来完成图档文件的属性输入，归档效率很低。
● 准确性难以保障：首先，文件本身的真实性。即归档的电子文件不能表达出设计人员的真实想法，如一些字体、线形不能正确显示，不能完整表达设计者的真实意图；其次、文件本身的时效性。即不能及时确定当前的文件是否是需要归档的文件，版本是否符合；第三、纸质文件不能与电子文件形成一一对应。设计人员归档了电子图纸后，档案管理人员也无法判断设计人员归档的电子图纸的正确性，也就是说难于确认电子图的内容是否和纸质图纸的内容相同。
● 安全性无法保证：设计过程中的图档、文档等资料采用服务器共享的方式，不能保证共享数据的安全性，无法防范无形资产的流失。项目的图档和资料采用刻录光盘的方法进行保存，无法对项目资料进行及时备份。更重要的是无法集中管理图档，设计人员不能及时查阅需要的资料，不能保证电子图档的有效重复利用。
● 档案资源的查找、浏览、利用效率低：通过文件名进行检索，使得检索信息少，效率低；同时，必须通过下载文件后再浏览图纸内容，不能在线高速浏览多张图纸，无法实现信息资源共享；人员变动等因素导致资源流失，难于建立企业资源库；文件利用过程中缺乏有效的安全加密，资源的浏览传输得不到保证。
系统功能介绍
● 系统设置：
在使用系统的时候，需要根据企业的需求对系统进行一系列的设置，方便文档的管理（如“系统备份”，即防止因失误等操作，致使文档丢失后，能够找回。），进而保证系统的高效率使用。
在使用系统的时候，需要根据企业的需求对系统进行一系列的设置，方便文档的管理（如“系统备份”，即防止因失误等操作，致使文档丢失后，能够找回。），进而保证系统的高效率使用。
● 单点登录：
大型企业对于计算机管理都是比较重视的，这是可以理解的，由于企业的规模比较大，必须使用计算机进行管理。这样的话这个企业在上档案管理系统之前肯定已经上了不同的系统。这样用户在使用这些不同的系统的时候，就会涉及到登录问题，如果每进一个系统都要进行一次登录，这是所有人都不赞同的。这时就需要采用单点登录技术，所有系统进入时只要登录一次就行了。
大型企业对于计算机管理都是比较重视的，这是可以理解的，由于企业的规模比较大，必须使用计算机进行管理。这样的话这个企业在上档案管理系统之前肯定已经上了不同的系统。这样用户在使用这些不同的系统的时候，就会涉及到登录问题，如果每进一个系统都要进行一次登录，这是所有人都不赞同的。这时就需要采用单点登录技术，所有系统进入时只要登录一次就行了。
● 档案管理：
★ 归档身份鉴别：对于上传的电子文件，系统将进行上传用户身份鉴别。系统采用用户权限设置，保证档案来源的可靠性。
★ 文件上传：通过网络进行文件上传，是网络化归档的另一种方式。上传方式可采用FTP、FTPS、HTTP、HTTPS等。
★ 档案审核：上传或从业务系统提取的归档文件存于临时文件服务器，档案管理人员可通过软件对电子文件进行鉴定和审核。
★ 归档确认：经管理人员审核通过后，向归档人员发送归档结果通知信息，由归档人员确认。
★ 档案借阅：可通过借阅申请、借阅审批和借阅查询完成档案的借阅工作，方便档案管理。
★ 归档文件：通过与办公自动化系统（OA）建立归档接口，后台批处理等多种方式的自动归档。
★ 档案统计：通过条形统计图、折线统计图等统计图，形象地展现了各种档案资料的数据信息及其对比情况。
★ 文档日志：记录用户登录系统，操作文档时的信息（如：操作人、动作、时间、IP地址等）。
★ 文档分类：将文档进行合理的分类，可以提高管理工作的效率。
★ 回收站：是对作废文件的管理，在删除错误的情况下，还可以恢复该文件。
● 数据存储：
电子文件的数据存储方式。
电子文件的数据存储方式。
★ 文件存储方式： 文件存储方式是将电子档案以文件形式存储于文件服务器上，索引信息存入数据库中。该种存储方式降低了数据库的庞大性，提高了数据库的查询效率；有利于电子档案数据的交换和标准化管理；此种方式需通过软件实现文件和数据库的一致性备份。
★ 数据库存储方式：数据库存储方式是指将电子档案数据直接存储到数据库的Blob字段中。数据库存储方简便了数据的备份，但占用数据库容量较为庞大，增加了数据库的管理维护难度，影响查询效率.
数据存储与备份。
★;数据存储：
系统支持磁盘阵列、光盘库、硬盘等存储介质，推荐采用磁盘阵列(RAID5)存储电子档案。磁盘阵列具有存取速度快、数据冗余校验、故障恢复、支持热插拔等多种先进特性。
★数据备份：支持可擦写光盘（MO、DVD-R、CD-R）、光盘、光盘库、磁带库、USB硬盘等多种存储介质，提供手工备份或系统自动备份方式。同时支持自定义备份策略，进行完全备份、增量备份或差分备份。
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